Vielen Menschen fällt es schwer, sich dauerhaft auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Das Problem sind sog. Zeitfresser. Nicht nur im Privatleben verbringen viele täglich mehrere Stunden mit diversen Social Media-Apps – auch die digitale Arbeitswelt produziert so viele Aufmerksamkeitskiller wie nie zuvor. Stress durch mangelnde Zeit ist meist vorprogrammiert, viele Aufgaben bleiben unbearbeitet liegen. Wo ist die Zeit geblieben? Erfahren Sie, wie Sie es schaffen, sich erfolgreich gegen digitalen Stress während der Arbeitszeit zu wehren!

Digitale Ablenkung – digitaler Stress im Job

Die digitale Welt ist im Arbeitsleben ein zweischneidiges Schwert. Auf der einen Seite bringt sie eine unfassbare Arbeitserleichterung mit sich: digitale Meetings via Skype, vielfältige Erreichbarkeit der Geschäftspartner über verschiedene Kommunikationskanäle, die wichtigsten Nachrichten in Echtzeit. Auf der anderen Seite war das Ablenkungspotential nie zuvor so hoch. Digitale Vernetzung heißt Input rund um die Uhr, 24/7 – und das bedeutet puren Stress. Es fällt schwer, die wirklich wichtigen Informationen von Zeitfressern zu unterscheiden und Aufgaben zu priorisieren. Multitasking wird zum Standard, konzentriertes Arbeiten über einen längeren Zeitraum hinweg an genau einer Sache kommt häufig viel zu kurz. Wir brauchen also Lösungen, um die Vorteile der Digitalisierung effektiv zu nutzen und die Nachteile auszugleichen.

Struktur im Job: Planen Sie Ihren Tag

Ein erster Schritt, um Aufmerksamkeitskillern zu begegnen, sollte die gründliche Planung Ihres Tages sein. Überlegen Sie sich genau, welche Arbeiten heute erledigt werden müssen und welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen. Wenn Sie für einen Arbeitsschritt besonders viel Ruhe brauchen, erledigen Sie dringende Anrufe vorher. Wenn Sie wissen, dass Sie alle wichtigen E-Mails bereits erledigt haben, können Sie ohne schlechtes Gewissen und ständiges Aktualisieren des Postfachs in ein Telefonmeeting starten. Das reduziert digitalen Stress enorm. Sprechen Sie Ihren Tagesablauf mit Ihren Kolleginnen und Kollegen ab, damit diese wissen, zu welchem Zeitpunkt Sie sich mit Ihnen besprechen können und wann Sie ungestört sein wollen. Vergeben Sie nach Möglichkeit feste Termine, um spontane Anrufe, Meetings oder unvorhergesehene Deadlines zu minimieren. Nehmen Sie sich zwischendurch außerdem Zeit für eine kleine Achtsamkeitsübung.

Etablieren Sie Routinen gegen Zeitfresser

Multitasking wird oft gelobt und ist sicher eine Fähigkeit, die immer wichtiger wird. Die Wahrheit ist jedoch: Niemand kann dauerhaft im Multitasking-Modus arbeiten. Studien zeigen ohne Wenn und Aber, dass Multitasking die Fehlerquote deutlich erhöht. Wenn Sie zum Beispiel ein wichtiges Meeting vorbereiten müssen, kann Ablenkung bei der Vorbereitung fatal sein. Aufgaben, die Sie noch nebenher erledigen müssen, kommen ohnehin von ganz alleine. Deshalb ist es wichtig, Ihre festen Aufgaben so zu strukturieren, dass Sie jeder einzelnen Ihre volle Aufmerksamkeit ohne Ablenkung schenken können. E-Mails werden beispielsweise oft den ganzen Tag über und neben anderen Aufgaben erledigt. Checken Sie daher Ihre Mails zu festen Zeiten: zum Beispiel direkt nach dem Eintreffen im Büro, eine halbe Stunde nach der Mittagspause und zuletzt eine Stunde vor Feierabend. So arbeiten Sie mit voller Aufmerksamkeit und trotzdem bleibt keine E-Mail lange unbeantwortet. Wer stündlich seine E-Mails abruft, neigt dazu, diese zu beantworten, neue Aufgaben anzufangen und verliert so wertvolle Zeit für die eigentlichen Tagesaufgaben.

Mut zur Priorisierung

Stellen Sie sich ganz ehrlich die Frage: Ist es genau jetzt wirklich notwendig, auf allen Kanälen gleichzeitig erreichbar zu sein? Sicher, es gibt Tage, an denen es nicht anders geht. Oft können Interaktionen oder neu hinzugekommene Aufgaben aber auch eine Stunde warten. Trauen Sie sich daher, Ihre aktuellen Tasks in Ruhe abzuarbeiten. Ihren (privaten) SMS, Messenger-Nachrichten und Mails können Sie danach noch Ihre volle Aufmerksamkeit widmen.

Konzentriertes Arbeiten mit Fokus-Schreibprogrammen

Auf dem Computer-Display ist meistens ziemlich viel los: Neben dem Dokument ist die Taskleiste permanent im Blick, PopUp-Benachrichtigungen zeigen die neuesten E-Mails, Nachrichten oder Anfragen an. Das Auge lässt sich nur zu gerne von diesen Faktoren ablenken. Hier kann es helfen, ein Fokus-Schreibprogramm zu installieren. Der Vorteil: Die Programme garantieren ablenkungsfreies Schreiben. Sie blenden alles aus, was Sie normalerweise auf dem Display sehen. Es gibt keine Taskleiste, keine Scrollleiste, kein Feld für verschiedene Schriftarten. Bei vielen Programmen können Sie außerdem eine ruhige Hintergrundmusik einstellen. Sperren Sie zusätzlich alle Programme und Webseiten, die Sie ablenken, aber keinen echten Mehrwert darstellen. Digitale Zeitfresser haben so keine Chance!

Trainieren Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit im Job

Sie springen dauernd zwischen der geöffneten Tabelle, dem Handydisplay und einem Gespräch mit dem Kollegen hin und her? (Die lieben Kolleginnen und Kollegen sind übrigens die größten analogen Zeitfresser – aber auch die, die uns am liebsten sind ;-) Lesen Sie dazu mehr im nächsten Absatz.) Ihnen fallen dauernd neue Dinge ein, die noch erledigt werden können, und brechen dafür aktuelle Aufgaben ab? Diese Angewohnheiten sitzen tief, lassen sich aber abtrainieren. Alles, was Sie brauchen, ist eine Stoppuhr.

  1. Stellen Sie die Stoppuhr auf eine beliebige Zeit ein (z. B. 20 Minuten).
  2. Interaktionen, die nicht mit der aktuellen Aufgabe zu tun haben, sind verboten.
  3. Kein Kaffee, kein Gang zur Toilette, kein Blick auf WhatsApp, keine E-Mails, kein Wechsel des Radiosenders.
  4. Nach Ablauf der Zeit dürfen Sie sich für fünf Minuten eine Abwechslung in Form von Obst, Dehnübungen oder einem Kaffee gönnen. Mit dieser Methode lernen Sie nach und nach, sich wieder auf eine Aufgabe zu konzentrieren und Ablenkungen auszublenden.

Analoge Ablenkung: die etwas längere Kaffeepause als Zeitfresser

Kollegen und Kolleginnen sind ein wichtiger Teil des Jobs, können aber – obwohl nicht digital – auch zu Zeitdieben werden. Bitte nicht falsch verstehen: Kurze Unterhaltungen und gegenseitiger Austausch über (private) Themen fördern das gegenseitige Vertrauen und den Wohlfühlfaktor. Dennoch: Oftmals artet ein kleiner Plausch aus, aus zwei bis drei Minuten werden zehn Minuten. Gerade an Tagen, an denen Sie besonders viele Deadlines haben, sollten Sie auf ausgedehnte Gespräche, die nichts mit Ihrer aktuellen Aufgabe gemein haben, verzichten. Dennoch ist Networking ein extrem wichtiger Faktor. Verabreden Sie sich deshalb gezielt zu „Mittagspausendates“, zu gemeinsamen Spaziergängen oder einem Sportprogramm am Abend!

Zeitfresser, Aufmerksamkeitskiller und digitalen Stress minimieren: So geht es

Zum Abschluss haben wir alle Tipps gegen Zeitfresser noch einmal für Sie zusammengefasst:

  • Planen Sie am Morgen als erstes den Tag so gut es geht durch.
  • Etablieren Sie feste Routinen und halten Sie diese ein.
  • Vereinbaren Sie feste Termine statt vager Absprachen.
  • Mut zur Priorisierung: In der Regel geht die Welt nicht unter, wenn Sie sich später zurückmelden!
  • Nutzen Sie Fokus-Schreibprogramme.
  • Sperren Sie Webseiten, die Sie ablenken, aber keinen Nutzen bringen.
  • Probieren Sie Übungen aus, die Ihre Konzentrationsfähigkeit wieder steigern.

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