Job
Greifenberg
45.000 - 50.000 € p.a.
Vollzeit
Jobs bei unseren Kunden
Unsere Benefits
Worauf Du Dich immer bei persona service verlassen kannst:
- familiäres Betriebsklima und eine gelebte Du-Kultur
- moderne und ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze
- flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeitregelungen
- geregelte 40-Stunden-Woche
- gelebte Hilfsbereitschaft in einem tollen Team
Worauf Du Dich immer bei persona service verlassen kannst:
- 50 € monatlich geschenkt für Deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
- Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- kostenlose Nachhilfe für Deine Kinder auf der Lern- & Nachhilfeplattform Ubimaster
- zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
- exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
- vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
Was Deine Aufgaben sind
- Du übernimmst die professionelle Repräsentation der Geschäftsführung und des Unternehmens beim Empfang, der Betreuung und der Bewirtung der nationalen sowie internationalen Kund:innen und Geschäftspartner:innen, wodurch Du eine wichtige Schnittstelle bildest, um einen positiven ersten Eindruck zu vermitteln
- zudem bist Du verantwortlich für die effiziente Koordination und Weiterleitung sämtlicher eingehender Telefonate sowie die selbstständige Bearbeitung der vielfältigen E-Mail-Korrespondenz, um einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb des Unternehmens sicherzustellen
- weiterhin betreust Du die allgemeine Organisation des Office-Managements, einschließlich der Koordination, Buchung und der sorgfältigen Pflege aller Konferenz- und Besprechungsräume, damit der Geschäftsbetrieb stets optimal ablaufen kann
- die strukturierte Bearbeitung des gesamten Posteingangs und Postausgangs, die Verteilung an die entsprechenden Abteilungen sowie die Verwaltung von Kuriersendungen gehört ebenfalls zu Deinen administrativen Aufgaben im Sekretariat
- im Rahmen Deiner Tätigkeit unterstützt Du die Geschäftsführung und die Teams aktiv bei diversen administrativen Aufgaben sowie der eigenständigen Übernahme und Abwicklung von spezifischen Projekten und Sonderaufgaben, die einen Beitrag zur Entlastung leisten
- abschließend verantwortest Du die fehlerfreie und termingerechte Erstellung aller Bestellanforderungen und Bestellungen im SAP-System, inklusive der gewissenhaften Nachverfolgung bis zur vollständigen Abwicklung und Verbuchung
- Du pflegst eine enge und proaktive Zusammenarbeit mit dem global agierenden Einkäuferteam und der weltweiten Finanzabteilung beziehungsweise dem Rechnungsbearbeitungsteam, um alle Prozesse im Zusammenhang mit Bestellungen und Rechnungen effizient abzustimmen
- Du wirkst aktiv bei der Schulung und umfassenden Unterstützung der Mitarbeitenden bei allen aufkommenden SAP-Fragen mit, wodurch Du als zentrale Ansprechperson einen wichtigen Beitrag zur optimalen Nutzung des Systems leistest
Was wir uns von Dir wünschen
- Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder als Verwaltungsfachangestellte (m/w/d) beziehungsweise eine vergleichbare Qualifikation mit Bezug zur Assistenz-Tätigkeit vorzuweisen
- zudem verfügst Du über erste relevante Berufserfahrung im Bereich Empfang, Sekretariat oder in einer vergleichbaren Assistenz-Position, wodurch Du Deine Eignung für eine proaktive Unterstützung der Geschäftsführung bereits unter Beweis stellen konntest
- Deine Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift sowie Deine guten Englischkenntnisse zeichnen Dich aus, sodass die reibungslose Korrespondenz mit den internationalen Partner:innen und Kund:innen jederzeit gewährleistet ist
- weiterhin bringst Du ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen mit, gepaart mit einem exzellenten Organisationstalent und einem selbstständigen Arbeitsstil
- abschließend bist Du eine teamorientierte Persönlichkeit mit einem stets sicheren und freundlichen Auftreten, die eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie ein hohes Engagement im täglichen Arbeitsumfeld zeigt
- Du zeigst fortgeschrittene und sichere Kenntnisse in allen relevanten Microsoft Office-Anwendungen, wie Word, Excel und Outlook, zur Erstellung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen
- zudem bringst Du fundierte Anwenderkenntnisse im Umgang mit dem SAP-System mit, um Bestellanforderungen und die Kommunikation mit den Finanzabteilungen effizient abwickeln zu können
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Hinweis: Sämtliche Bezeichnungen richten sich an alle Geschlechter.
