Empfangskraft

„Ihnen ist der persönliche Kontakt zu Kunden wichtig? Sie sind eine offene und kommunikative Person, die Spaß am betreuen, telefonieren und organisieren hat? Dann steht Ihnen nichts mehr im Weg – werden Sie Empfangskraft!“
 

Wie sieht der Arbeitsalltag einer Empfangskraft aus?

Die Empfangskraft repräsentiert das Unternehmen. Die erste Person, die Kunden oder Gäste in einem Unternehmen antreffen, ist die Empfangskraft. Empfangskräfte haben die Aufgabe die eintreffenden Kunden höflich, freundlich und geduldig zu empfangen, bei den jeweiligen Ansprechpartnern anzumelden und sie gegebenenfalls aufzufordern einen Moment Platz zu nehmen. Nicht nur die Kunden, sondern auch Mitarbeiter des Betriebs wenden sich mit allgemeinen Fragen an die Empfangskraft. Dabei sollte die Empfangskraft immer Auskunft darüber haben, wer an- bzw. abwesend ist. 

Des Weiteren nimmt die Empfangskraft Anrufe entgegen und leitet diese über die Telefonzentrale an die zuständige Person oder Abteilung weiter. Der Schriftverkehr zählt ebenfalls zu den Aufgaben der Empfangskraft. Eingehende Post, E-Mails und Faxe entgegennehmen, diese zu sortieren und zu verteilen sowie sich um den Versand von Briefen und Paketen zu kümmern, zählt zu den Alltagsaufgaben.

Ausbildung

Das Berufsbild ist an keine spezifische Ausbildung gebunden. Personen, die als Empfangskräfte tätig sind, haben zumeist eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen (z. B. Kauffrau für Bürokommunikation bzw. Büromangement).

• Die Ausbildung: Kaufmann/-frau für Büromanagement ist ein 3-jähriger anerkannter Ausbildungsberuf in Industrie und Handel, im Handwerk und im öffentlichen Dienst.
• Art der Ausbildung: dual (Berufsschule und Betrieb), auch schulisch möglich
• Zuständige Stelle: IHK oder HWK
• Dauer: 3 Jahre, Verkürzung auf 2-2,5 Jahre möglich

Erfahrungen im Bereich der MS-Office-Anwendungen sowie unterschiedliche Fremdsprachen sind von Vorteil.  Empfangskräfte müssen in der Lage sein mehrere Dinge gleichzeitig auszuführen („Multitasking“), als auch teamfähig und flexibel zu sein. Die Empfangskraft sollte vor allem Freude am Umgang mit Menschen haben, da diese das ausschlaggebende im Beruf sind. 

In welchen Branchen arbeiten Empfangskräfte?

Empfangskräfte arbeiten am Empfang von Betrieben der unterschiedlichsten Branchen, in der Hotellerie und in größeren Arztpraxen.

Rückblick des Berufs

Das Berufsbild der Empfangsdamen bzw. Empfangsherren wandelt sich von Jahr zu Jahr.  Früher waren sie nur für die Begrüßung der Kunden zuständig. Während sie heutzutage, durch die Modernisierung der Büros, meistens verwaltende und kaufmännische Aufgaben übernehmen.

Wussten Sie schon, dass…

• Daisy Donovan am Anfang ihrer Karriere als Empfangsdame aufgetreten ist.
• Eine Empfangsdame in London keine High Heels tragen wollte und deshalb gefeuert wurde.
• Bei der Neuverfilmung von Ghostbusters – Die Geisterjäger die Empfangsdame durch einen Empfangsherren abgelöst wurde.

Hinweis: Ausschließlich aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die Verwendung der weiblichen und männlichen Form verzichtet.

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