Berufslexikon

Wie wird man Empfangskraft? Eine klassische Ausbildung zur Empfangskraft gibt es nicht. Allerdings führen viele Wege nach Rom: Arbeitskräfte mit kaufmännischer oder gastronomischer Ausbildung werden gern als Empfangskraft eingesetzt. Sie zeichnen sich außerdem durch Ihren freundlichen Charakter aus und verlieren auch bei hoher Belastung nie Ihr Lächeln? Dann ist dieser Job eine gute Wahl! 

• schnelle Auffassungsgabe – Empfangskräfte brauchen eine schnelle und gute Auffassungsgabe
• Multitasking – Aufgaben können ohne Probleme unterbrochen und wieder aufgenommen werden
• Kommunikationsstärke – auch unter großem Stress freundlich und zuvorkommend bleiben
• Planungskompetenz– selbstständige Planung von großen und kleinen Aufgaben

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die als Empfangskraft eingestellt sind, repräsentieren das Unternehmen, für das sie tätig sind. Somit sind sie die erste Anlaufstelle für Gäste, Kunden und Geschäftspartner. Ein gepflegtes, freundliches Auftreten und Multitasking sind daher essenziell für diesen Beruf. Ebenso wird öfter, je nach Betrieb, das Beherrschen mindestens einer, besser aber von zwei Fremdsprachen vorausgesetzt. Zusätzlich sollte der Umgang mit Microsoft Office routiniert sein.

Besonders wichtig für eine gute Empfangskraft ist die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu können und sich durch Unterbrechungen nicht aus der Ruhe bringen zu lassen. Als Empfangskraft in einem Hotel bewahren sie einen kühlen Kopf und Freundlichkeit, selbst bei hoher Stressbelastung.

Der Quereinstieg als Empfangskraft steht für viele Berufe offen, da es keine spezielle Umschulung gibt. Besonders, wenn Sie Kenntnisse im kaufmännischen oder serviceorientierten Bereich haben, kann der Quereinstieg gut gelingen. Achten Sie beim Vorstellungsgespräch auf ein gepflegtes Äußeres und einwandfreie Manieren. Betonen Sie anschließend noch Ihre gute Auffassungsgabe und Fremdsprachenkenntnisse, und einem Wechsel steht nichts mehr im Wege.

Empfangskräfte haben innerhalb ihres Betriebs meist gute Aufstiegsmöglichkeiten. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die als Empfangskraft tätig sind, sich im Alltag beweisen, werden Nachfragen nach höherer Verantwortung oftmals gern gesehen. Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung sind zahlreich.

Empfangskräfte haben innerhalb ihres Betriebs meist gute Aufstiegsmöglichkeiten. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die als Empfangskraft tätig sind, sich im Alltag beweisen, werden Nachfragen nach höherer Verantwortung oftmals gern gesehen. Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung sind zahlreich.

• Hotel- und Tourismusbranche
• Handel
• Industrie
• Medienbranche
• viele weitere Branchen

07.00 Uhr Arbeitsbeginn

• Beantworten von E-Mails und Anrufen
• Planung für den Tag erstellen
• aktuelle Informationen zum Betrieb finden und einprägen

10.00 Uhr Anfragen

• Fragen von Gästen und Kunden beantworten
• neue Reservierungen entgegennehmen

 12.00 Uhr Check-In

• ankommende Gäste begrüßen
• Gäste einchecken  
• Informationen zu Hotel und Ort geben

14.00 Uhr

• Reservierungssystem pflegen
• Fragen von Gästen beantworten
• bei aufkommenden Problemen vermittelnd und lösungsorientiert agieren

16.00 Uhr

• Check-Out einiger Gäste
• Gepäckraum zeigen
• Taxen für Gäste rufen
• helfen, ein Firmenevent zu organisieren

17.00 Uhr

• Feierabend

Ein typischer Tag als Empfangskraft beginnt schon beim Zurechtmachen daheim. Wenn eine Uniform getragen wird, muss diese sauber und knitterfrei sein. Ein gepflegtes Äußeres gehört zum Beruf der Empfangskraft dazu. Da die Arbeit auch im Schichtbetrieb laufen kann, variieren die Arbeitszeiten stark. So kann die Frühschicht teilweise auch schon um fünf Uhr mit der Arbeit beginnen, wohingegen die Spätschicht um 18 Uhr ihren Dienst antritt.

Sobald die Empfangskraft an ihrem Arbeitsplatz ist, gilt es, stets Freundlichkeit und Ruhe auszustrahlen. Während Gäste an die Rezeption kommen, um ein paar Fragen zu stellen, klingelt das Telefon und gleichzeitig häufen sich im Posteingang neue E-Mails bezüglich des heutigen Firmenevents. Als routinierte Empfangskraft bitten Sie die vor Ihnen stehenden Gäste freundlich um einen Moment Geduld, während Sie den Anruf entgegennehmen und dem Anrufer höflich, aber möglichst knapp Antworten liefern. Anschließend kümmern Sie sich mit ihrer ganzen Aufmerksamkeit um die Fragen der Gäste, um anschließend die neu eingetroffenen E-Mails zu sichten, weiterzuleiten und zu beantworten.

Gegen Mittag begrüßen Sie neu angereiste Gäste und stellen ihnen alle Informationen, die sie über ihren Aufenthalt wissen müssen, zur Verfügung. Als Repräsentantin oder Repräsentant Ihres Hotels wissen Sie, dass Sie einen großen Beitrag leisten, damit sich die Gäste wohlfühlen.

Abreisenden Gästen helfen Sie als Empfangskraft beim Auschecken und bei der Heimreise. Gerne bestellen Sie ein Taxi auf Wunsch der Gäste und verabschieden sich herzlich.

Da auch Firmenevents und Meetings in Ihrem Hotel stattfinden, kümmern Sie sich zusätzlich um einen reibungslosen Ablauf und vermitteln zwischen den Organisatoren des Events und Ihren Kolleginnen und Kollegen im Hotel.

Während einer ruhigen Stunde nutzen Sie die Zeit, um das Reservierungssystem zu pflegen und weitere Dokumentationen abzuschließen.

Nach acht Stunden gehen Sie verdient in den Feierabend.