Asystent/ka (m/k/d) w sekretariacie burmistrza

Dołącz do zespołu w samym sercu administracji! Jesteś osobą zorganizowaną, masz świetne umiejętności komunikacyjne i potrafisz zachować orientację nawet przy wielu sprawach naraz? Chcesz nie tylko zajmować się administracją, ale także aktywnie współtworzyć – bezpośrednio w sekretariacie naszego burmistrza? W takim razie trafiłeś w idealne miejsce! W związku z doraźnym niedoborem kadrowym poszukujemy szybko i bez zbędnych formalności zaangażowanej osoby, która będzie elastycznie i energicznie wspierać zespół – z perspektywą ekscytującej, różnorodnej pracy w ratuszu. 🎯 Twoje zadania: Organizacja i komunikacja Koordynacja terminów, obsługa połączeń telefonicznych i korespondencja e-mailowa Śledzenie spraw związanych z terminami, w tym kontrola realizacji zadań Przygotowywanie i organizacja posiedzeń oraz narad, prowadzenie protokołów, a także obsługa gości Monitorowanie obiegu dokumentów Korespondencja i reprezentacja Przygotowywanie gotowych do podpisu dokumentów dla burmistrza – na podstawie rękopisu, słów kluczowych lub samodzielnie; Redagowanie listów gratulacyjnych i kondolencyjnych; Organizacja uroczystości z okazji jubileuszy i urodzin; Uzgadnianie terminów wizyt oraz pozyskiwanie i pakowanie prezentów; Administracja i dokumentacja: zarządzanie aktami i archiwizacja, rejestracja i zgłaszanie urlopów/dodatkowej działalności burmistrza, sporządzanie pełnomocnictw, dokumentacja i prowadzenie ewidencji w zakresie ochrony danych (PRIVACYSOFT) Zarządzanie budżetem, w tym poświadczanie prawidłowości merytorycznej i księgowej Rejestrowanie i obliczanie podatku od prezentów Dodatkowe możliwości kształtowania pracy Opieka nad stażystami i praktykantami w sekretariacie Zakup materiałów administracyjnych i prezentacyjnych ✍️ Bonus dla kreatywnych osób: Wspieranie działań public relations poprzez pisanie krótkich artykułów na temat terminów i działań burmistrza 💼 Czego od Ciebie oczekujemy: Ukończone wykształcenie w zakresie zarządzania biurem handlowym, komunikacji biurowej lub porównywalne kwalifikacje; talent organizacyjny oraz pewne, przyjazną prezencję Dyskrecję i poczucie odpowiedzialności w obchodzeniu się z poufnymi informacjami Radość z samodzielnej i zorientowanej na rozwiązania pracy Najlepiej wyczucie dobrych sformułowań – np. w tekstach prasowych lub oficjalnych pismach