Assistenz (m/w/d) im Sekretariat des Bürgermeister

Werde Teil des Teams im Herzen der Verwaltung! Du bist organisiert, kommunikationsstark und behältst auch bei vielen Themen gleichzeitig den Überblick? Du möchtest nicht nur verwalten, sondern aktiv mitgestalten – direkt im Sekretariat unseres Bürgermeisters? Dann bist du bei uns genau richtig! Wegen eines kurzfristigen personellen Engpasses suchen wir schnell und unkompliziert eine engagierte Persönlichkeit, die das Team flexibel und tatkräftig unterstützt – mit der Perspektive auf eine spannende, vielseitige Tätigkeit im Rathaus. 🎯 Deine Aufgaben Organisation & Kommunikation Terminkoordination, Telefonvermittlung und E-Mail-Verkehr Verfolgung terminrelevanter Vorgänge inkl. Erledigungskontrolle Vorbereitung und Organisation von Sitzungen und Beratungen, Protokollführung sowie Bewirtung Umlaufüberwachung Korrespondenz & Repräsentation Erstellung unterschriftsreifer Vorlagen für den Bürgermeister – nach Manuskript, Stichwort oder eigenständig Verfassen von Glückwunsch- und Kondolenzschreiben Organisation von Ehrungen zu Jubiläen und Geburten Vereinbarung von Besuchsterminen sowie Beschaffung und Verpackung von Präsenten Verwaltung & Dokumentation Akten- und Ablageverwaltung sowie Archivierung Erfassung und Meldung von Urlaub/Nebentätigkeiten des Bürgermeisters Erstellung von Vollmachten Dokumentation und Nachweisführung im Datenschutz (PRIVACYSOFT) Haushaltsbewirtschaftung inkl. sachlicher/rechnerischer Richtigkeitsbeurkundung Erfassung und Berechnung der Geschenkesteuer Zusätzliche Gestaltungsmöglichkeiten Betreuung von Praktikant:innen und Auszubildenden im Sekretariat Beschaffung von Verwaltungs- und Präsentationsmitteln ✍️ Bonus für Kreative: Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit durch das Verfassen kurzer Artikel über Termine und Aktivitäten des Bürgermeisters 💼 Was du mitbringst Abgeschlossene Ausbildung im Kaufmännischen Büromanagement, in der Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation Organisationstalent und ein sicheres, freundliches Auftreten Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen Freude an eigenständigem und lösungsorientiertem Arbeiten Idealerweise ein Gefühl für gute Formulierungen – z. B. für Pressetexte oder offizielle Schreiben