Berufslexikon

Jede Menge Zahlen und Finanzdaten – das ist der Berufsalltag von Buchhalter:innen. An ihnen geht keine Quittung, keine Rechnung und kein Bankauszug vorbei. Sie sind dafür verantwortlich, alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens sorgfältig und chronologisch zu dokumentieren. Dabei erstellen sie Bilanzen, prüfen Zahlungseingänge und organisieren den reibungslosen Ablauf des Finanzwesens eines Betriebs.

Buchhalter:innen unterliegen dabei den handelsrechtlichen Vorschriften und den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoB). Nach diesen Regeln beschäftigen sie sich mit der Verbuchung aller anfallenden Geschäftsvorgänge. Dafür sortieren sie Quittungen, Rechnungen, Bankauszüge oder Lieferscheine und verbuchen diese mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware. In ihren Verantwortungsbereich gehört das ordnungsgemäße Führen von Geschäftsbüchern, die Erstellung von Bilanzen und Jahresabschlüssen oder die Veranlassung von Zahlungen. Neben der Gehaltsverrechnung liegen bisweilen auch die Abrechnungsvorgänge mit Sozialversicherungsanstalten und Steuerbehörden in ihrer Verantwortung.

Der übliche Weg in die Buchhaltung ist der einer Ausbildung. Verschiedene Ausbildungszweige bereiten dabei auf eine spätere Spezialisierung vor. Da es keine klassische Ausbildung für Buchhalter:innen gibt, sollte man zunächst eine Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Bereich absolviert haben und anschließend, beispielsweise über die IHK, eine Weiterbildung zu:r geprüften Buchhalter:in abschließen. Es ist auch üblich, aus artverwandten Studiengängen (z. B. Controlling, BWL) in diesen Beruf zu wechseln.

Ein Beruf in der Buchhaltung ist anspruchsvoll und erfordert eine exakte und selbstständige Arbeitsweise. Da sich Buchhalter:innen im Berufsalltag größtenteils mit Finanzen und Bilanzen beschäftigen, ist eine große Affinität für Zahlen und logisch-analytisches Denken nicht nur förderlich, sondern absolute Voraussetzung. Sie sollten sorgfältig arbeiten und bereit sein, eine hohe Einsatzbereitschaft mitbringen, gepaart mit einem ausgeprägten Verantwortungsbewusstsein. Auch Kenntnisse in den Fachgebieten Arbeits- und Lohnsteuer- sowie dem Sozialversicherungsrecht ist von großem Vorteil. Angehende Buchhalter:innen sollten zudem geschult sein im Umgang mit gängiger Buchungssoftware oder ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning-System).

Da eine ordnungsgemäße Buchführung zu den Stützpfeilern eines erfolgreichen Unternehmens gehört, werden Buchhalter:innen in nahezu allen Branchen gebraucht.

Je nach Größe des Unternehmens übernehmen sie dabei die verschiedensten Aufgaben. Während in kleineren Betrieben zumeist ein oder zwei Buchhalter:innen arbeiten und dabei diverse Aufgaben als Allrounder:innen übernehmen, können sie in größeren Betrieben eher in spezialisierten Bereichen wie der der Kreditoren-, Debitoren- oder Finanzbuchhaltung oder der Bilanzbuchhaltung eingesetzt werden.

Der Beruf ist nicht geschützt – so haben auch Quereinsteiger:innen eine gute Chance, in diesen Job einzusteigen. Optimal ist eine vorangegangene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Bereich, auf die man anschließend mit einer Weiterbildung in der Buchhaltung aufbauen kann.

Im Bereich der Buchhaltung gibt es viele Aufstiegsmöglichkeiten, die sich je nach Unternehmen unterscheiden. Hier sind ein paar Beispiele:

• Leiter:in Buchhaltung
• Leiter:in Kreditorenbuchhaltung
• Leiter:in Debitorenbuchhaltung
• Buchhalter:in International
• Abteilungsleitung

Abhängig von der Größe des Unternehmens gibt es verschiedene Möglichkeiten, um als Buchhalter:in aufzusteigen. Gibt es in kleineren Unternehmen oftmals nur eine:n Alleinbuchhalter:in oder ein kleineres Team, dessen Leitung als Führungsposition übernommen werden kann, so ist in größeren Unternehmen die Buchhaltung in verschiedene Bereiche aufgeteilt, für die Spezialisierungen wie die des Kreditoren-, Debitoren-, Anlagenbuchhalter:in u .v. m. benötigt werden. Hier gibt es die Möglichkeit, einzelne Teams zu leiten oder auch zum Abteilungsleiter aufzusteigen. Es bieten sich also viele Wege, um als Buchhalter:in in eine Führungsposition zu gelangen.

Die Spezialisierungen in der Buchhaltung:

• Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung (Abwicklung von eingehenden und ausgehenden Rechnungen)
• Lohn-/Gehaltsbuchhaltung (Planung und Auszahlung von Gehältern inkl. steuerlicher Abgaben)
• Anlagenbuchhaltung (Verwaltung von Vermögensgegenständen)
• Finanzbuchhaltung (Erfassung aller Zahlungsvorgänge sowie deren Bewertung)

Wir in den meisten Berufen läuft auch in der Buchhaltung nicht jeder Tag gleich ab. Der folgende Tagesablauf ist daher nur ein Beispiel für einen typischen Arbeitstag als Buchhalter:in:
 

08.00 Uhr Arbeitsbeginn

• E-Mails lesen und ggf. Feedbacks geben
• den Tag planen
• Frühbesprechung mit den Kolleg:innen

09.00 Uhr Abteilungsmeeting Quartalsabschluss

• Besprechung Bilanzen
• Bericht Gehaltsverrechnung

11.00 Uhr Bilanzarbeit

• Dokumentation Einnahmen und Ausgaben
• Zahlungseingänge kontrollieren
• Rechnungen und Bankauszüge mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware verbuchen

12.30 Uhr Mittagspause

• gemeinsame Mahlzeit und Austausch mit Kolleg:innen

13.00 Uhr Abrechnungen

• Abrechnungen mit Sozialversicherungsanstalten erstellen
• Planung und Auszahlung von Gehältern sowie der steuerlichen Abgaben

14.30 Uhr Anlagenbuchhaltung

• Erfassen und Sortieren von Quittungen und Belegen
• Absprachen per Telefon und E-Mail

15.30 Uhr Meeting mit Abteilungsleitung

• Budgetplanung für das laufende Quartal prüfen und anpassen
• Zwischenbericht Betriebswirtschaftliche Auswertung

16.30 Uhr Organisatorisches

• Telefonate mit Lieferanten
• Abstimmung der Soll-/Ist-Zahlen mit dem Controlling
• Termine planen und verabreden

17.00 Uhr Feierabend

• Alle Daten nochmal sichern, ausloggen, morgen geht's weiter.

Ein beispielhafter Arbeitstag in der Buchhaltung beginnt um 8.00 Uhr mit der täglichen Kommunikationsroutine an Ihrem Schreibtisch. Sie kontrollieren die Postfächer Ihrer Kanäle, geben schnelle Feedbacks, wo es nötig ist, und tragen die Informationen zusammen, die für die Frühbesprechung mit den Kolleg:innen relevant sind. Diese kurzen Zusammenkünfte mit dem Team finden natürlich nur in größeren Unternehmen statt, während Sie in kleineren Betrieben oftmals auch die oder der einzige Buchhalter:in sind.

Die grundsätzlichen Anforderungen an die Arbeit in der Buchhaltung sind jedoch in im Prinzip immer dieselben, denn ob man nun in einem kleinen oder in einem großen Unternehmen arbeitet oder ab man sich auf die Lohn- oder die Finanzbuchhaltung spezialisiert hat – immer sind vor allem Gründlichkeit und Sorgfalt gefragt. Während Sie sich in einem großen Unternehmen mit zahlreichen Abteilungen jedoch in der Regel nur um ein spezielles Thema kümmern bzw. für einen bestimmten Teilbereich verantwortlich sind, müssen Sie als Einzelkämpfer:in den gesamten Betrieb im Auge haben.

Neben der täglichen Routine gibt es in der Buchhaltung besondere Termine, die in der Regel der Kalender vorgibt: Monats-, Quartals- und Jahresabschluss müssen vorbereitet und erledigt, entsprechende Berichte dazu verfasst und im Meeting besprochen werden.

Den ganzen Tag hindurch ist ein:e Buchhalter:in mit Zahlen und Tabellen konfrontiert und muss sich dabei auf die unterschiedlichsten Disziplinen der Buchhaltung fokussieren. Hat man sich am Morgen noch die um Gehaltsverrechnungen gekümmert oder Rechnungen und Buchungen den richtigen Konten zugeordnet, kümmert man sich nach der Mittagspause um die Abrechnungen mit den Sozialversicherungsanstalten, um am Nachmittag dann bestimmte Zahlen für das Controlling zusammenzustellen. Gefragt sind dabei immer große Zuverlässigkeit, hohe Konzentrationsfähigkeit und korrektes Arbeiten, schließlich ist die Buchführung die Basis für viele Entscheidungen im Unternehmen.

Dazu gehört es auch, über den Tag hinaus zu planen, Fristen im Auge zu haben und Termine mit Kolleg:innen aus anderen Abteilungen oder Lieferanten abzusprechen.