Berufslexikon

Gewissenhaft, konzentriert und serviceorientiert – diese Eigenschaften zeichnen Notarfachangestellte aus. Du unterstützt Notare bei rechtlichen Dienstleistungen und gehst allgemeinen, kaufmännischen Bürotätigkeiten nach. Verträge vorbereiten, Anrufe entgegennehmen und Meetings planen gehören zu diesem Beruf. Wenn Du Dich gern fokussiert und detailgenau an die Arbeit machst, dann ist dieser Job eine gute Wahl.

• Mandanten betreuen
• einfache Verträge vorbereiten
• Buchführung vorbereiten
• Akten hinterlegen und verwalten
• Zahlungs- und Briefverkehr verwalten

Die Hauptaufgabe von Notarfachangestellten besteht darin, den Notar zu unterstützen. Notare kümmern sich um die korrekte, rechtliche Abwicklung einer Vielzahl von Angelegenheiten. Ob Hauskauf, Unternehmensgründung oder Testament: der erste Weg führt meist ins Notarbüro. Notare sind dabei Volljuristen mit Zusatzprüfungen, während Notarfachangestellte eine dreijährige Ausbildung absolvieren. Du unterstützt Notarinnen und Notare bei der täglichen Arbeit. Zu Deinen Aufgaben zählen daher neben allgemeinen Bürotätigkeiten auch rechtliche Dienstleistungen.

So nehmen Notarfachangestellte Anrufe von Mandanten entgegen, bearbeiten E-Mails, kümmern sich um den Zahlungsverkehr, bereiten Meetings vor und verwalten die Aktenführung. Ebenso bearbeiten sie Urkunden, Kaufverträge, Vollmachten und viele weitere Verträge aller Art. Dabei verfügen Notarfachangestellte über ein fundiertes Grundwissen zu rechtlichen Angelegenheiten. Dazu gehört die Kenntnis wichtiger Rechtsbegriffe, gängiger Formalitäten und Normen.

Notarfachangestellte fordern außerdem wichtige Unterlagen an, haben Fristen und Termine im Blick und stellen auch Rechnungen für Notarinnen und Notare aus.

• Gute Merkfähigkeit – um ein fundiertes Grundwissen gängiger Rechtsbegriffe und -normen zu erlernen.
• Gewissenhaftigkeit – Verträge aller Art sind genauestens zu prüfen.
• Serviceorientierung – für eine gute Betreuung der Mandanten.
• Textverständnis – Sicherheit beim Verstehen und Schreiben von Texten ist für den Beruf von Notarfachangestellten essentiell.
• Mathematische Grundkenntnisse – für eine saubere Buchführung.

Zugangsvoraussetzung zur Ausbildung zur Notarfachangestellten oder zum Notarfachangestellten ist ein guter Realschulabschluss oder Abitur. Während der dualen Ausbildung lernen Notarfachangestellte alle Aufgabenbereiche des Berufs kennen. Dazu gehören die Abwicklung des Zahlungsverkehrs und die richtige Gesprächsführung mit Mandanten. Des Weiteren lernen Auszubildende verschiedene Verträge kennen. So können Notarfachangestellte Notarinnen und Notare bei der Vorbereitung unterstützen, indem sie die Unterschiede zwischen beispielsweise Kaufverträgen, Tauschverträgen und Schenkungsverträgen erlernen. Die Ausbildung dauert drei Jahre, kann aber, wie viele andere Ausbildungsberufe, auf zwei Jahre verkürzt werden.

Persönliche Voraussetzung für eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung sind unter anderem ein hohes Maß an Gewissenhaftigkeit und gute Umgangsformen. Als Notarfachangestellte oder Notarfachangestellter benötigst Du zudem eine gute Merkfähigkeit sowie mathematische Grundkenntnisse. Da der Kontakt zu den Mandanten auch in den Arbeitsbereich von Notarfachangestellten fällt, solltest Du außerdem gern und zuvorkommend kommunizieren. Durch eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise kannst Du glänzen.

07.00 Uhr Arbeitsbeginn

• Akten anlegen und verwalten
• Anrufe entgegennehmen
• Termine mit Mandanten vereinbaren

10.00 Uhr Verträge vorbereiten

• Vollmachten, Unterschriftsbeglaubigungen und andere Verträge aufsetzen
• Unterlagen und Dokumente einfordern

14.00 Uhr Büroorganisation

• Buchführung
• Terminkalender zu Fristen und Besprechungsterminen führen
•  Postein- und -ausgang bearbeiten
   

15.00 Uhr Mandanten betreuen

• Mandanten begrüßen
• Besprechungsraum organisieren
• Notarin oder Notar unterstützen

16.00 Uhr Feierabend

• Ein spannender Arbeitstag geht zu Ende.

Ein typischer Tag für Notarfachangestellte beginnt zwischen 7 Uhr und 8 Uhr im Notariat. Oftmals arbeitest Du im Team, da viele Notariate mehrere Notarfachangestellte beschäftigen. Um die Notarin oder den Notar zu unterstützen, kümmerst Du Dich um viele rechtliche und organisatorische Angelegenheiten. Der Tag beginnt daher meistens mit dem Öffnen des Terminkalenders, um alle bevorstehenden Abgaben, Besprechungen und Fristen einzusehen.

Anschließend sichtest Du Verträge unterschiedlichster Art. So kennen sich Notarfachangestellte unter anderem mit den wichtigsten Rechtsbegriffen und Verträgen aus. Die Notarin oder der Notar braucht einen Kaufvertrag und gibt die Aufgabe an die Notarfachangestellten, um diesen aufzusetzen.

Je nach Tagesaufkommen nehmen Notarfachangestellte Anrufe entgegen, vereinbaren Besprechungen mit Mandanten und sichten Verträge. An einem typischen Tag bereiten Sie also auch eventuelle Besprechungsräume vor und bieten den Mandanten Kaffee und Getränke an.

Gegen Nachmittag wird der Postein- und -ausgang bearbeitet und die Buchführung erledigt. Stehen weitere Termine mit Mandanten an, organisieren Notarfachangestellte auch diese Besprechungen. Anschließend werden die Akten verwaltet: neue Akten werden angelegt, anderen werden mit Aktennotizen vermerkt.

Bevor andere Ämter und Behörden schließen, rufen Notarfachangestellte dort an, um noch wichtige Dokumente und Bescheinigungen für ihre Mandanten einzuholen. Dabei wird besonders auf höfliche und professionelle Umgangsformen Wert gelegt.

Gegen 16 Uhr neigt sich der typische Arbeitsalltag von Notarfachangestellten schließlich dem Ende zu.