Akten, Gesetze, Anträge – hinter jedem Verwaltungsprozess stehen Verwaltungsfachangestellte, die immer genau Bescheid wissen, welche Formulare ausgefüllt und genehmigt werden müssen. Es handelt sich um einen Beruf im öffentlichen Dienst. Im Bürgerservice werden täglich Ausweise und Pässe beantragt, im Sozialamt sind es finanzielle Hilfen, wie das Wohngeld. In der Agentur für Arbeit müssen verschiedenste Anfragen von Arbeitssuchenden bearbeitet werden. Ein Beruf mit ganz verschiedenen Möglichkeiten! Sie arbeiten gerne strukturiert, schätzen geregelte Arbeitszeiten und sind ein Organisationstalent? Dann ist Verwaltungsfachangestellte:r Ihr Beruf!

Welche Aufgaben haben Verwaltungsfachangestellte?

Die Aufgaben in der Verwaltung sind sehr vielseitig und können je nach Arbeitgeber sehr variieren. Hier finden Sie eine Auswahl beispielhafter Aufgaben von Verwaltungsfachangestellten:

  • Beratung von Bürger:innen
  • Bearbeitung von Anträgen und Formularen
  • Erstellung von Urkunden
  • Datenerhebung
  • Datenauswertung
  • Erstellung von Haushaltsplänen
  • Erstellung von Statistiken

Verwaltungsfachangestellte: Die Ausbildung

Schulabschluss: Verwaltungsfachangestellte brauchen einen guten mittleren Bildungsabschluss oder Abitur.

Ausbildungsart: Verwaltungsfachangestellte durchlaufen eine duale Ausbildung im Ausbildungsbetrieb und der Berufsschule.

Dauer: Die Ausbildung für Verwaltungsfachangestellte dauert 3 Jahre.

Die Zugangsvoraussetzung für die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r ist ein guter Realschulabschluss oder ein Abitur und zeichnet sich im Vergleich zu anderen kaufmännischen Ausbildungen durch eine starke rechtswissenschaftliche Ausprägung aus.

Während in der Berufsschule die Theorie von rechtlichen und verwaltungstechnischen Vorschriften gelernt wird, bekommen Auszubildende im praktischen Teil einen Einblick in die Funktionsweise einer Kommunal-, Landes-, Bundes oder Kirchenverwaltung.

Es werden im Laufe der Ausbildung diverse Ämter oder Dienststellen durchlaufen, die den Auszubildenden die Struktur der Verwaltung näherbringen sollen. Auf diesem Weg können sie ebenfalls herausfinden, auf welchen Bereich sie sich in Zukunft spezialisieren möchten.  

Persönliche Voraussetzungen für Verwaltungsfachangestellte

  • Freundliches Auftreten Verwaltungsfachangestellte sind direkte Kontaktpersonen zu den Bürger:innen.
     
  • Gutes Gedächtnis – das ist notwendig, um ein fundiertes Wissen zu komplexen Prozessen aufzubauen.
     
  • Geduld & Kommunikationsstärke – Prozesse müssen verständlich und eventuell auch mehrfach erklärt werden.
     
  • Belastbarkeit – auch in schwierigen Situationen müssen Verwaltungsfachangestellte einen kühlen Kopf bewahren.
     
  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse – damit alle Daten und Prozesse verstanden werden und eine optimale Beratung möglich ist. Weitere Fremdsprachen sind ein großes Plus!

Weiterbildungen für Verwaltungsfachangestellte je nach Bundesland

Verwaltungsfachangestellten stehen viele Möglichkeiten der Weiterbildung offen.

Nach drei Jahren im Beruf kann eine Weiterbildung als Verwaltungsfachwirt:in gemacht werden. Diese dauert je nach Bundesland bis zu 2 Jahre und lässt sich durch Optionen von Fern- oder Abendkursen gut mit dem geregelten Arbeitsalltag als Verwaltungsfachangestellte:r kombinieren.

Außerdem besteht bei vorhandenem Abitur oder gleichwertiger Berufserfahrung immer die Möglichkeit, ein Bachelorstudium Öffentliche Verwaltung oder ein Diplom als Verwaltungswirt:in aufzunehmen (Dauer 3 Jahre).

Es handelt sich also um einen Beruf, bei dem Ihnen viele Türen offenstehen!

Verwaltungsfachangestellte arbeiten z. B. in folgenden Betrieben:

  • Bundesverwaltungen (Bundesministerien, Bundesbehörden, Wasser- und Schifffahrtsämter, Bundeswehrdienstleistungsstellen)
  • Landesverwaltungen (Landesministerien, Landesämter, Landesforstbehörden)
  • Kommunalverwaltungen (Stadtverwaltungen, Gemeindeverwaltungen)
  • Handwerksorganisationen sowie Industrie- und Handelskammern
  • Kirchenverwaltungen

Verwaltungsfachangestellte können mit ihrer Ausbildung aber problemlos auch kaufmännische Stellen außerhalb des öffentlichen Dienstes besetzen, zum Beispiel in Unternehmensverwaltungen.

Der Arbeitsalltag von Verwaltungsfachangestellten

08:00 Uhr Arbeitsbeginn

  • Bearbeitung von Post und E-Mails, Planung des Tages

10:00 Uhr

  • Beratungstermine für Bürger:innen wahrnehmen
  • Telefonarbeit und E-Mail-Verkehr
  • Bearbeitung von Anträgen

14:00 Uhr

  • weitere Termine wahrnehmen
  • Auswertung von Daten des eigenen Fachbereiches
  • Erstellung von Statistiken

15:00 Uhr

  • Abteilungsmeeting

16:00 Uhr

  • Versand von Post und weiteren Informationen per E-Mail

17:00 Uhr Feierabend

Während sich der Arbeitsalltag von Verwaltungsfachangestellten je nach Tätigkeitsfeld durchaus unterscheiden kann, sind die Grundzüge des Tagesablaufes meist vergleichbar. Ein Beruf im öffentlichen Dienst bedeutet, dass der Großteil der Arbeitszeit mit der Beratung und Unterstützung von Bürger:innen verbracht wird, die sich an die Verwaltungen wenden. Neben der persönlichen Kommunikation in Form von Terminen oder Anrufen passiert dies natürlich auch oft über den E-Mail-Verkehr. Sobald Anträge gestellt sind, müssen diese bearbeitet werden. Der Prozess ist Verwaltungsfachangestellten bekannt und kann dementsprechend durchgeführt werden. Der Beruf ist somit genau richtig für all diejenigen, die Menschenkontakt und eine klare Routine wertschätzen.

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