Ein Meeting planen: wann ist das sinnvoll? Produktivitätsschub oder Zeitverlust – die Meinungen zum Thema Meeting gehen häufig weit auseinander. Doch lässt sich pauschal sagen, dass Meetings sinnvoll oder ineffizient sind? Wir sagen ganz klar: nein!

Wie so häufig sollte eine genaue Differenzierung der jeweiligen Ausganssituationen und Zielvorstellungen stattfinden. Deshalb stellen wir Ihnen in unserem Karriereblog die besten Methoden für die Planung von Meetings vor.

Lohnt sich ein Meeting? Effizient und smart planen

Angenommen, Sie möchten Ihre Arbeitskollegen über eine organisatorische Änderung, die keinerlei offene Fragen bereithält, informieren. Hierbei lohnt es sich nicht, eine Besprechung einzuberufen. In diesem Fall ist die Informationsbereitstellung per E-Mail ökonomisch sinnvoller.

Ein Meeting ist nämlich nicht einfach nur ein Termin, eine Besprechung oder eine Konferenz. Ein Meeting sollte als mehrstufiger Prozess betrachtet werden. Im Rahmen dieses mehrstufigen Prozesses sollte eine Lernkurve generiert werden, denn Innovation ist der Schlüssel zum Erfolg. Ein Verbesserungszyklus ist ein einfacher Weg, um kontinuierliche Prozessoptimierungen zu erreichen. Häufig wird der Demingkreis, auch „Plan-Do-Check-Act“ genannt, herangezogen.

Die Guideline: Planung für smarte Meetings

1. Plan Dein Meeting!

Bevor Sie mit der Planung loslegen, sollten Sie sich zunächst einmal mit diesen drei Fragen auseinandersetzen:

  • Ist das Meeting notwendig?
  • Welche Rahmenbedingungen müssen festgelegt werden?
  • Welche Intention wird mit dem Meeting verfolgt?

 

Wie bereits erwähnt wurde, ist eine Besprechung nicht immer der sinnvollste Weg. Sie müssen sich stets über den Zeitaufwand bewusst sein. Fragen Sie vor der Planung also zunächst nach der Notwendigkeit des Meetings. Wenn Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass die Einberufung eines Meetings richtig ist, muss die Festlegung der Rahmenbedingungen erfolgen. Hierfür eignen sich vor allem die sogenannten W-Fragen:

  • Wer muss an dem Meeting teilnehmen?
  • Wann findet das Meeting statt?
  • Wo findet das Meeting statt?
  • Was wird benötigt? Flipchart - Beamer - Tablet - Whiteboard

 

Sobald Sie die Rahmenbedingungen festgelegt haben, sollten Sie sich Gedanken machen, welche konkrete Intention Sie mit dem Meeting verfolgen – definieren Sie Ihre Ziele für das Meeting smart mit der SMART-Methode!

S – Spezifisch

M – Messbar

A – Akzeptiert

R – Realistisch

T – Terminierbar

Möchten Sie die Teilnehmer informieren? Entscheidungen treffen? Ein Problem lösen oder neue Impulse finden?

Nachdem Sie entschieden haben, dass Sie das Meeting für notwendig erachten und die Rahmenbedingungen festgelegt sowie das Ziel des Meetings definiert haben, sollten Sie eine Agenda aufstellen. Hierzu kann eine Checkliste hilfreich sein. Des Weiteren sollten Sie:

  • die Prioritäten der Themen setzen
    Tipp für die Planung des Meetings: Fangen Sie immer zuerst mit dem wichtigsten Thema an
  • die Anzahl der Teilnehmer festlegen
    Tipp für die Planung des Meetings: Maximal sechs Teilnehmer

 

Achten Sie darauf, dass alle Themen für alle Teilnehmer relevant sind. Fragen Sie die Teilnehmer im Vorfeld aktiv an. Planen Sie frühzeitig, sodass die Teilnehmer genügend Zeit haben, um Themen, Ideen und Vorschläge einzureichen. Denken Sie stets daran, dass durch Verantwortlichkeiten Produktivität geschaffen wird. Daher ist es wichtig, Themen-Verantwortliche zu benennen. Der letzte Schritt im Rahmen der Vorbereitungsphase ist der Versand der Einladung. Hierbei gilt folgendes zu beachten:

  • Terminfestlegung (Ort und Zeit)
  • Ziele des Meetings herausstellen
  • Ablaufplan anhängen
  • relevante Dokumente anhängen (z.B. Handout)
  • konkrete Aufgabenverteilung bereitstellen

 

Tipp: Achten Sie bei der Planung Ihrer Meetings auch darauf, dass Sie sich von allen Teilnehmern die Teilnahme bestätigen lassen.

 

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2. Do! Plane Dein Meeting realistisch

Sorgen Sie dafür, dass Sie alle Punkte Ihrer Agenda im angegebenen Zeitfenster abarbeiten und lassen Sie ein Protokoll führen, damit Vorschläge und Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden.

3. Check.

Im dritten Schritt findet ein Vergleich zwischen der Zielsetzung und dem erreichten Ergebnis statt. Reflektieren Sie, wie erfolgreich das Meeting war. Haben Sie alles in der vorgegebenen Zeit geschafft?

4. Action! Verbessere den Meeting-Plan

In dieser Phase findet die Evaluierung statt. Es werden Standards für die kommenden Meetings festgelegt.

Fazit: Meetings planen mit der SMART-Methode

Meetings können durchaus sinnvoll und effektiv sein, jedoch sollte im Vorfeld stets die Notwendigkeit geprüft werden. Auch sollte ein Meeting immer gründlich vorbereitet werden und alle Teilnehmer sollten frühzeitig informiert und involviert werden. Das Wichtigste ist die ordentliche Planung des Meetings – sonst wird es schnell ineffizient und zeitaufwändig. Der „Plan – Do – Act – Check“-Plan und die SMART-Methode eignen sich hervorragend, um Meetings eine strukturierte Form zu geben.

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