Assistenz Abteilungsleitung (m/w/d)

• kostenfreie Parkplätze
• sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst und eine flexible Arbeitszeitreglung
• Übernahme im Kundenbetrieb
• umfangreiche Fort,- und Weiterbildungsangebote

Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:

• 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster
• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

• du überwachst das Projektbudget und überträgst Abrechnungen sowie Kosten aus dem SAP System in ein projektspezifisches Excel Sheet
• außerdem prüfst du Rechnungen, kontrollierst deren Plausibilität und ordnest SAP Konten den Projektkonten zu
• du erstellst monatlich einen Ausdruck des Kontenplans
• ebenso pflegst du Bestellungen in SAP Formulare ein, holst Angebote ein und überwachst die Rechnungseingänge
• zudem erstellst du die Projektberichte, trägst Informationen zusammen und bereitest Text sowie Tabellen Dokumente auf
• zusätzlich überprüfst du regelmäßig die Projekt Webseite und pflegst Updates ein
• anschließend unterstützt du bei der Erstellung wissenschaftlicher Präsentationen und übernimmst alle gängigen Sekretariatsaufgaben einschließlich Reisemanagement, Telefon, E Mail, Organisation, Besucherbetreuung und Veranstaltungskoordination überwiegend in englischer Sprache
• auch der projektbezogene Schriftwechsel sowie die Terminorganisation und die sachliche, organisatorische Vorbereitung und Betreuung von Meetings und Besprechungen gehören zu deinem Aufgabenbereich

• du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bereich Verwaltung oder Sekretariat
• Berufserfahrung in der administrativen Assistenz konntest du bereits sammeln, gerne im wissenschaftlichen Umfeld
• mit MS Office gehst du sehr sicher um und auch im Umgang mit ERP Systemen bist du routiniert
• Erfahrung mit SAP sowie in der Erfassung und Bearbeitung von Bestellungen gehört zu deinem Profil
• fundierte Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung und im administrativen Bestellwesen bringst du mit
• auch in der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Dokumentationen konntest du bereits Erfahrung sammeln
• mit deinen guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift kannst du uns überzeugen
• ebenso kommunizierst du routiniert in englischer Sprache in Wort und Schrift
• hohe Diskretion, Durchsetzungsvermögen, sehr gute kommunikative Fähigkeiten sowie eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland runden dein Profil ab