Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

• inklusive einer Jahressonderzahlung von 12,8 Gehältern
• großzügiger Urlaubsanspruch von 31 Tagen im Jahr
• flexible Arbeitszeitgestaltung durch ein verlässliches Gleitzeitmodell
• kostenlose Nutzung aller eigenen Kölner Freizeiteinrichtungen
• attraktive Bezuschussung für das mobile Deutschlandticket
• zukunftssichere betriebliche Altersvorsorge für die Beschäftigten
• vielfältige Angebote zur persönlichen und fachlichen Weiterbildung

Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:

• direkter Weg in die Festanstellung bei unseren Kunden
• enge Begleitung durch den kompletten Bewerbungsprozess
• enge Abstimmung mit dir und deinem potentiellen Arbeitgeber unter Berücksichtigung deiner Wünsche
• intensive Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch

• du übernimmst die eigenverantwortliche Bearbeitung aller administrativen und büroorganisatorischen Vorgänge inklusive des täglichen Posteingangs und Postausgangs für das gesamte Team
• zudem bist du verantwortlich für die professionelle Erledigung der gesamten schriftlichen sowie telefonischen Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpersonen
• weiterhin betreust du die vorausschauende Durchführung und Überwachung der komplexen Terminplanung für die Geschäftsführung sowie fachübergreifende Abteilungen im Unternehmen
• die konsequente Überwachung aller relevanten Wiedervorlagefristen gehört ebenfalls zu deinen täglichen Aufgaben im operativen Geschäftsablauf der Geschäftsführung
• im Rahmen deiner Tätigkeit unterstützt du die umfassende Vorbereitung von Besprechungen inklusive der Raumreservierung und rechtzeitigen Zusammenstellung aller Unterlagen
• des Weiteren unterstützt du die vollständige Organisation von Dienstreisen inklusive der fristgerechten Dienstreiseanträge sowie der nachfolgenden Reisekostenabrechnung
• darüber hinaus wirkst du aktiv bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung und verschiedene Gremien des Unternehmens mit
• abschließend verantwortest du die präzise Protokollierung wichtiger Besprechungen und stellst die zeitnahe Verteilung der Ergebnisse an alle Beteiligten sicher

• du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement (m/w/d)
• zudem verfügst du über mehrjährige fundierte Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise gesammelt innerhalb einer öffentlichen oder kommunalen Verwaltung
• deine sicheren Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint zeichnen dich aus
• du verfügst über Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift für eine jederzeit professionelle und fehlerfreie Kommunikation
• weiterhin zeichnen dich eine hohe Teamfähigkeit, Belastbarkeit sowie eine starke Kunden- und Dienstleistungsorientierung im täglichen Arbeiten aus
• darüber hinaus bringst du ein sehr gutes Organisationstalent sowie eine stets strukturierte, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise mit
• für die Ausübung dieser verantwortungsvollen Position bringst du neben deiner fachlichen Expertise auch eine gültige Arbeitserlaubnis sowie einen festen Wohnsitz in Deutschland mit
• abschließend überzeugst du durch sehr gute Umgangsformen, ein stets sicheres und freundliches Auftreten sowie ein hohes Maß an Diskretion