Büroassistenz Vorstandssekretariate (m/w/d)

• vielfältige, interessante und herausfordernde Sekretariatsaufgaben
• längerfristige Perspektive
• Eingruppierung in EG5/6 TVöD Bund

Worauf Du Dich immer bei persona service verlassen kannst:

• 50 € monatlich geschenkt für Deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• kostenlose Nachhilfe für Deine Kinder auf der Lern- & Nachhilfeplattform Ubimaster
• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

• du übernimmst Vertretungen in den Vorzimmern der Vorstandsmitglieder und stellst sicher, dass alle organisatorischen Abläufe zuverlässig funktionieren
• hierbei koordinierst du Termine, planst Dienstreisen und bereitest diese vor und nach
• zudem bearbeitest du die Eingangspost sowie E‑Mails in deutscher und englischer Sprache
• du erstellst allgemeine Schriftstücke, Notizen und Präsentationen sowie interne und externe Korrespondenz – selbstständig oder nach Vorgaben in Deutsch und Englisch
• du stehst im engen fachlichen Austausch mit den Kolleg:innen der Vorstandsbereiche, dem Vorstandsbüro sowie internen und externen Ansprechpersonen
• darüber hinaus übernimmst du administrative Aufgaben für das Vorstandsbüro und bist zentraler Kontakt für alle Belange mit Vorstandsbezug
• du bereitest Sitzungen mit Vorstandsbeteiligung vor und nach
• außerdem wickelst du administrative Aufgaben ab, die den Vorstand betreffen, wie Dienstreisegenehmigungen oder Beschaffungen

• du verfügst idealerweise über eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), und bringst Berufserfahrung mit
• zudem besitzt du umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats‑ und Administrationsaufgaben; auch Berufsanfänger (m/w/d) mit entsprechenden Ausbildungsinhalten sind willkommen
• du besitzt idealerweise einen PKW und einen Führerschein
• ebenso hast du Freude an der serviceorientierten Unterstützung der Vorstände und an einer kooperativen, teamorientierten Zusammenarbeit
• du überzeugst mit verbindlichen Umgangsformen, einem freundlichen und souveränen Auftreten sowie einem hohen Maß an Vertrauenswürdigkeit
• weiterhin verfügst du über ein stark ausgeprägtes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache