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Erfolgreiche Meetings – wann lohnt es sich, ein Meeting zu planen? Produktivitätsschub oder Zeitverlust: Die Meinungen zum Thema Meeting gehen häufig weit auseinander. Doch lässt sich pauschal sagen, dass Meetings sinnvoll oder ineffizient sind? Wir sagen ganz klar: nein!

Ab wann ein Meeting erfolgreich ist, hängt oft von der Ausgangssituation und den Zielvorstellungen ab. Damit auch Sie von produktiven Meetings profitieren können, stellen wir Ihnen in unserem Artikel die besten Methoden und Tipps für erfolgreiche Meetings vor.

Meetings eignen sich nicht für jeden Anlass. Angenommen, Sie möchten Ihre Arbeitskollegen über eine organisatorische Änderung, die keinerlei offene Fragen bereithält, informieren. Hierbei lohnt es sich nicht, eine Besprechung einzuberufen. In diesem Fall ist die Informationsbereitstellung per E-Mail schlichtweg sinnvoller.

Ein Meeting ist nämlich nicht einfach nur ein Termin, eine Besprechung oder eine Konferenz. Ein effizientes und damit erfolgreiches Meeting muss daher zeitlich gesehen gar nicht oft stattfinden. Sind die Aufgaben und Ziele des Meetings konkret definiert, lassen sich leichter und in kürzerer Zeit ergebnisorientierte Entscheidungen treffen.

Dennoch sind Meetings ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags, um Aufgaben und Projekte, an denen mehrere Personen beteiligt sind, durchzuführen und voranzutreiben. Damit das Meeting erfolgreich und für alle Parteien produktiv sein kann, sollte es als mehrstufiger Prozess betrachtet werden. Für diesen Prozess und damit für ein erfolgreiches Meeting ist es wichtig, eine Lernkurve zu generieren, denn Innovation ist der Schlüssel zum Erfolg. Ein Verbesserungszyklus ist ein einfacher Weg, um kontinuierliche Prozessoptimierungen zu erreichen. Häufig wird hierfür der Demingkreis, auch „Plan-Do-Check-Act“ genannt, herangezogen.

Bevor Sie mit der Planung loslegen, sollten Sie sich zunächst einmal mit diesen drei Fragen auseinandersetzen:

• Ist das Meeting wirklich notwendig?
• Welche Rahmenbedingungen müssen festgelegt werden?
• Welches Ziel wird mit dem Meeting verfolgt?

Wie bereits erwähnt wurde, ist eine Besprechung nicht immer der sinnvollste Weg. Sie müssen sich stets über den Zeitaufwand bewusst sein. Hinterfragen Sie daher vor der Planung eines Meetings dessen Notwendigkeit. Erst, wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass ein Meeting wirklich sinnvoll ist, müssen Sie die nötigen Rahmenbedingungen festlegen. Halten Sie sich dafür an die sogenannten W-Fragen:

• Wer muss an dem Meeting teilnehmen?
• Wann findet das Meeting statt?
• Wo findet das Meeting statt?
• Was wird benötigt? (Flipchart, Beamer, Tablet, Whiteboard ...)

Sobald Sie die Rahmenbedingungen festgelegt haben, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche konkrete Intention Sie mit dem Meeting verfolgen – bei der Definition dieser Ziele kann Ihnen die SMART-Methode helfen.

Damit Ihre Meetings produktiv und erfolgreich sind, ist es nötig, dass Sie sich bereits im Vorfeld Gedanken über die Ziele machen, die Sie mit der Besprechung erreichen möchten. Beschränken Sie sich hierbei auf das Wesentliche! Themen, die sich genauso gut in einem Vieraugengespräch klären lassen, sollten Sie für das Meeting ausklammern.

Nutzen Sie die SMART-Methode, um diese Ziele auch wirklich so zu setzen, dass diese auch erreicht werden können. Denn wir kennen es alle: Oft werden Ziele zu hoch gesteckt und die Motivation leidet, wenn diese nicht erreicht werden (können). Die SMART-Methode hilft Ihnen dabei, sich realistische Ziele zu setzen. Sie basiert auf den folgenden Kriterien:

Spezifisch: Formulieren Sie Ihre Ziele klar und präzise.

Messbar: Achten Sie auf die Messbarkeit Ihrer Ziele, um beurteilen zu können, welche davon erreicht wurden und welche nicht.

Aktivierend: Formulieren Sie Ihre Ziele ansprechend, damit motivieren Sie sich selbst und andere, diese zu erfüllen.

Realistisch: Bleiben Sie realistisch und formulieren Sie Ihre Ziele so, dass diese auch erreicht werden können.

Terminierbar: Legen Sie einen festen zeitlichen Rahmen fest, in dem die Ziele erreicht werden sollen.

Nachdem Sie das Ziel bzw. die Ziele für das Meeting erfolgreich definiert haben, sollten Sie diese in einer genauen Agenda priorisieren und terminieren, damit die Besprechung möglichst effizient ablaufen kann.

Denken Sie bei der Einladung der Teilnehmer daran, nur Kolleginnen und Kollegen einzuladen, für die die Themen auf Ihrer Agenda auch wirklich relevant sind. Grundsätzlich sollte die Meetingrunde eher klein gehalten werden – durch zu viele Teilnehmer besteht die Gefahr, dass die Besprechung unproduktiv wird; ganz nach dem Motto: „Zu viele Köche verderben den Brei“. Gibt es Teilnehmer, für die nur vereinzelte Punkte auf Ihrer Agenda interessant sind, können Sie diese auch nur für diesen Teil des Meetings einplanen. Auf diese Weise sparen Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen wertvolle Arbeitszeit und erhöhen die Produktivität.

Bleiben Sie nicht nur beim Festlegen der Ziele realistisch, sondern auch bei der Zeitplanung, damit Ihr Meeting erfolgreich wird. Legen Sie bereits bei der Planung fest, wie viel Zeit für die jeweiligen Punkte auf Ihrer Agenda aufgewendet werden soll. Auf diese Weise verhindern Sie, dass das Meeting zeitlich ausartet. Auch hier gilt: Bleiben Sie realistisch! Sollten Sie feststellen, dass ein Punkt doch mehr Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie den Punkt nicht besser in einem anderen bzw. eigenen Meeting besprechen.

Achten Sie außerdem darauf, die Teilnehmer Ihrer Besprechung bereits frühzeitig auf das Meeting hinzuweisen, damit auch diese noch genügend Zeit haben, um sich mit eigenen Themen, Ideen und Vorschlägen auf den Termin vorbereiten und diese einreichen zu können. Damit unterstützen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen auch bei Ihrer eigenen Arbeitszeitgestaltung.

Tipp: Lassen Sie während des Meetings unbedingt ein Protokoll führen, damit Vorschläge und Entscheidungen schriftlich festgehalten werden. Auf diese Weise kommt Ihr Meeting einem Erfolg schon näher!

Der letzte Schritt im Rahmen der Vorbereitung Ihres Meetings ist der Versand der Einladung. Achten Sie hierbei auf die folgenden Punkte:

• Ort und Zeit des Termins sind festgelegt.
• Die Ziele des Meetings sind klar.
• Der Ablaufplan/die Agenda sowie weitere relevante Dokumente (z. B. ein Handout) liegen der Termineinladung bei.
• Die Aufgaben sind konkret verteilt.

 

Tipp: Lassen Sie sich von allen Teilnehmern die Teilnahme bestätigen.

Unser Tipp: Benennen Sie Themen-Verantwortliche für ein erfolgreiches Meeting. Durch Verantwortlichkeiten wird Produktivität geschaffen. Nutzen Sie die Themen-Verantwortlichen und lassen Sie sie (Teil-)Themen für das Meeting vorbereiten. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass eine einzelne Person einen langen Vortrag hält, sondern Involvieren alle Teilnehmer. Dieses Vorgehen hilft, Diskussionen anzuregen und bringt Ihre Besprechung so effizient voran.

Auch nach Ihrem Meeting können Sie noch zu dessen Erfolg beitragen, denn im Nachgang müssen Sie evaluieren, ob Ihre Zielsetzungen erreicht wurden. Haben Sie alle Punkte auf Ihrer Agenda in der vorgegebenen Zeit geschafft und konnten Entscheidungen getroffen werden? Reflektieren Sie kritisch, wie erfolgreich das Meeting war und notieren Sie sich, was Sie bei der Planung des nächsten Meetings verbessern können.

Damit sich bei allen Teilnehmern ein Erfolgsgefühl einstellt, hilft es außerdem bereits, die Ergebnisse des Meetings für alle schriftlich festzuhalten. Hierfür kann jeder Besprechungsteilnehmer die ihm zugeteilten Aufgaben und Themen noch einmal schriftlich fixieren. So stärken Sie das Verantwortungsbewusstsein und helfen dabei unterschwellig, dass die verteilten Aufgaben auch umgesetzt werden.

Mit diesen Tipps wird Ihr nächstes Meeting erfolgreich! Halten Sie sich einfach an diese Grundregeln, um den Erfolg und die Produktivität Ihrer Besprechungen zu steigern:

1. Besteht die Notwendigkeit für ein Meeting? Lassen sich Ihre Fragen auf dem "kurzen Dienstweg" klären, ist es nicht nötig, eine Besprechung zu organisieren.
2. Erstellen Sie eine Themenübersicht und definieren Sie die Ziele für das Meeting schriftlich.
3. Welche Personen müssen wirklich an dem Meeting teilnehmen? Nicht immer müssen alle Projektmitglieder bei der Besprechung dabei sein, sondern können alle wichtigen Informationen dem Protokoll entnehmen.
4. Halten Sie das Meeting kurz und vermeiden Sie Serientermine. Lange Meetings versprechen nicht gleich mehr Entscheidungen – setzen Sie außerdem nur eine Besprechung an. wenn ein konkreter Anlass vorliegt.
5. Schweifen Sie nicht ab –das kostet Zeit und bläht Meetings sowohl zeitlich als auch inhaltlich unnötig auf. Halten Sie sich an die vorbereitete Themenübersicht und Ziele.
6. Protokollieren Sie das Meeting mit den besprochenen Inhalten, den nächsten Schritten und den für diese vorgesehenen Zeitrahmen.