Berufslexikon
Um den Beruf der Büroassistentin und des Büroassistenten auszuüben, bedarf es keiner spezifischen Ausbildung. Daher ist dieser Job auch für Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger gut geeignet. Eine kaufmännische Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement wird dennoch gern gesehen. Die Büroassistenz kümmert sich um einen reibungslosen Ablauf im Office: Anrufe annehmen, den Schriftverkehr organisieren und Rechnungen schreiben sind nur einige der zahlreichen Aufgaben. Wenn Du ein Auge fürs Detail hast und ein Organisationstalent bist, bist Du für diesen Beruf gemacht.
- Welche Aufgaben haben Büroassistentinnen und Büroassistenten?
- Die Ausbildung zur Kauffrau und zum Kaufmann für Büromanagement
- Persönliche Voraussetzungen
- Umschulung zur Büroassistenten oder Büroassistenten
- Zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung
- In welchen Branchen arbeiten Büroassistentinnen und Büroassistenten?
- Der Arbeitsalltag Büroassistentinnen und Büroassistenten
Welche Aufgaben haben Büroassistentinnen und Büroassistenten?
- Anrufe entgegennehmen
- E-Mails beantworten und weiterleiten
- Rechnungen schreiben
- Gerätschaften im Büro warten
- viele weitere Aufgaben im kaufmännischen und verwaltungstechnischen Bereich
Büroassistentinnen und Büroassistenten sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen. Daher ist eine gute Büroassistenz ein Organisationstalent. Anrufe entgegennehmen, wichtige Nachrichten weiterleiten und Rechnungen schreiben sind nur ein Teil des Aufgabengebiets von Büroassistentinnen und Büroassistenten. Weitere Tätigkeiten sind das Dokumentieren von Arbeitsabläufen, das Bestellen benötigter Büromaterialien und die Wartung der im Büro verwendeten Geräte. Oft kümmern sich Büroassistentinnen und -assistenten auch um Kunden und Bewerber.
Die Arbeit als Büroassistenz ist in ihren Grundzügen zwar beständig, allerdings unterscheiden sich die Tätigkeiten von Unternehmen zu Unternehmen. Eine gewisse Einarbeitungsphase ist daher normal. Weitere Aufgaben einer Büroassistentin oder eines Büroassistenten können daher auch das Verschicken von Post, wie beispielsweise Mahnungen, oder auch das Planen einer Dienstreise für andere Mitarbeiter sein.
Die Tätigkeit als Büroassistenz bedarf zwar keiner Ausbildung, allerdings ist die Ausbildung zur Kauffrau beziehungsweise zum Kaufmann für Büromanagement ein guter Weg in den Beruf.
Die Ausbildung zur Kauffrau und zum Kaufmann für Büromanagement
Schulabschluss: mittlerer Bildungsabschluss oder Abitur
Ausbildungsart: duale Ausbildung oder über die berufsbildende Schule
Dauer: 3 Jahre in Vollzeit
Persönliche Voraussetzungen
- Organisationstalent sein – selbstständig Strukturen aufbauen, um viele, gleichzeitig anfallende Aufgaben gut organisiert zu erledigen.
- Serviceorientierte Arbeitsweise – Freundlichkeit und Serviceorientierung sind das A und O.
- Kommunikative Persönlichkeit – Austausch und Gespräche mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden.
- Computer- & Fremdsprachenkenntnisse – EDV-Kenntnisse und das Beherrschen der englischen Sprache werden oft vorausgesetzt.
Um eine Ausbildung als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement zu bekommen, wird meist ein mittlerer Schulabschluss vorausgesetzt. Es gibt jedoch auch Ausnahmen. Während ihrer Ausbildung lernen angehende Büroassistentinnen und Büroassistenten die theoretischen Grundlagen ihres Berufs in einer Fach- oder Berufsschule und die praktischen Kenntnisse in ihrem Betrieb. Quereinsteiger folgen meist dem Prinzip „Learning-by-doing“.
Persönliche Voraussetzungen sollten vor allem Freude am Kommunizieren und Planen sein. Als Büroassistentin oder Büroassistent sollte man ein Teamplayer sein, der gern auf die Bedürfnisse anderer eingeht.
Umschulung zur Büroassistenten oder Büroassistenten
Um als Büroassistentin oder Büroassistent zu arbeiten, bedarf es nicht unbedingt einer Umschulung. Daher kann ein Quereinstieg auch ohne zusätzliche Ausbildung gelingen. EDV-, Fremdsprachen- und Wirtschaftskurse können Ihnen behilflich sein, wenn Du Dich beruflich umorientieren möchtest. Die Tätigkeit als Büroassistentin oder Büroassistent steht somit vielen bereits ausgebildeten Arbeitssuchenden für einen Neuanfang offen.
Zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung
Büroassistentinnen und Büroassistenten stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung offen. Als „helfende Hand“ haben sie meist ein breites Einsatzgebiet, welches vielseitige Spezialisierungen ermöglicht. Mit dem höheren Ausbildungsberuf Betriebswirt oder einem Studium im Bereich BWL können sich Büroassistenzen erfolgreich weiterbilden. Aber auch Lehrgänge in Bereichen wie Finanz- und Rechnungswesen oder Personalwesen können einen beruflichen Aufstieg ermöglichen. Zusätzlich können spezifische Kurse in der jeweiligen Branche einen Unterschied ausmachen.
Büroassistentinnen und Büroassistenten arbeiten in folgenden Branchen:
- Bau und Architektur
- Elektro
- Finanzdienstleistungen
- Gesundheit und Soziales
- Handel
- Hotel und Tourismus
- Kommunikation und Marketing
- Logistik
- Öffentliche Verwaltung und viele mehr
Der Arbeitsalltag Büroassistentinnen und Büroassistenten
07.00 Uhr Arbeitsbeginn
- Gerätschaften im Büro, wie beispielsweise Kaffeemaschine und Drucker, einstellen
- E-Mails lesen und verwalten
- Schriftverkehr sichten und organisieren
10.00 Uhr Meetings
- Meetings planen
- Räumlichkeiten organisieren
- Protokolle führen
12.00 Uhr Mittagszeit
- Anrufe entgegennehmen
- Rechnungen schreiben
- Dienstreisen planen
14.00 Uhr Kundenkontakt
- Kunden begrüßen
- Erfrischungen und Snacks bereitstellen
- Personalakten führen
- Informationen und Daten einholen und aufbereiten
16.00 Uhr Büroverwaltung
- Bestand an Büromaterialien prüfen
- neue Büromaterialien bestellen
- Arbeitsplatz organisieren
- Gerätschaften überprüfen
17.00 Uhr Feierabend
- Post abschicken
Ein typischer Berufsalltag von Büroassistentinnen und Büroassistenten beginnt zwischen 7.00 Uhr und 8.00 Uhr. Um sich einen ersten Überblick zu verschaffen, kümmern sich Büroassistentinnen und Büroassistenten zunächst um die Organisation ihrer Aufgaben. Was fällt heute an und welche Prioritäten müssen gesetzt werden? Steht der grobe Fahrplan für den Tag, so geht es an die einfachen Aufgaben: Kaffeemaschine anschalten, Druckerpatronen überprüfen und erste E-Mails lesen und verwalten. Ebenso kümmern sich Büroassistentinnen und Büroassistenten um den anfallenden analogen Schriftverkehr.
Steht ein Meeting auf dem Tagesplan, organisiert die Büroassistenz die Räumlichkeiten und schaut gegebenenfalls, dass die benötigte Elektronik funktioniert und verfügbar ist. Im Meeting selbst führt sie dann öfter das Protokoll oder kümmert sich im Vorgang auch um Teile der Präsentation.
Auch der Bewerber- und Kundenkontakt kann in den Arbeitsbereich von Büroassistentinnen und Büroassistenten fallen. Je nach Größe des Unternehmens kann es also auch sein, dass an einem typischen Arbeitsalltag der Zeitplan für Bewerber organisiert werden muss.
Ebenso fallen Rechnungen in den Tätigkeitsbereich der Büroassistenz. Aufträge und Rechnungen müssen geschrieben, Zwischenbilanzen angefertigt und Kostenentwicklungen verfolgt werden. Dazwischen nehmen Büroassistentinnen und Büroassistenten Anrufe entgegen und erledigen spontan angefallene Aufgaben.
Der typische Alltag einer Büroassistentin und eines Büroassistenten ist daher geprägt von einer Vielfalt unterschiedlichster Aufgaben, die es als Organisations- und Multitasking-Talent erfolgreich zu bearbeiten gilt.
Gegen 17.00 Uhr geht die Büroassistenz nach einem vielseitigen Arbeitstag nach Hause.
