Assistent Institutsleitung (m/w/d)

• kostenfreie Parkplätze und Getränke
• sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst und eine hervorragende Einarbeitung durch die derzeitige Stelleninhaberin
• Übernahme im Kundenbetrieb
• umfangreiche Fort,- und Weiterbildungsangebote

Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:

• 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster
• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

• du organisierst und koordinierst das Institutssekretariat und leitest das Team der administrativen Mitarbeitenden
• die Institutsleitung unterstützt du organisatorisch und administrativ in allen Belangen
• Termin-, Reise- und Sitzungsmanagement sind bei dir in verlässlichen Händen
• du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung
• die Bearbeitung der Korrespondenz, auch in englischer Sprache, zählt zu deinen täglichen Aufgaben
• du führst Bestellungen für Büroartikel sowie Labor- und Verbrauchsmaterialien durch
• du bist verantwortlich für die organisatorische Unterstützung und Abwicklung von Anrechnungen und Laborleistungen nach GOÄ
• bei Haushalts-, Drittmittel- und Personalangelegenheiten arbeitest du eng mit der Institutsleitung und relevanten Bereichen zusammen
• du unterstützt Stellenausschreibungen, Besetzungsverfahren und die Budgetplanung

• du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bereich Verwaltung/Sekretariat, z. B. als Verwaltungskaufmann (m/w/d), Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d), alternativ gerne auch einen Bachelorabschluss
• du bringst Berufserfahrung in der administrativen Assistenz mit, idealerweise im medizinischen oder universitären Umfeld
• erste Erfahrungen in der Personalführung konntest du bereits sammeln
• mit MS Office-Anwendungen und ERP-Systemen arbeitest du sicher und routiniert
• gute Englischkenntnisse bringst du mit
• Interesse an medizinischen Zusammenhängen und Laborabläufen sowie ein gutes Zahlenverständnis zeichnen dich aus
• du hast Freude daran, dich in die Gebührenordnung und Abrechnung für Ärzte (GOÄ) einzuarbeiten
• du bist geübt in der Rechnungsprüfung und Kontrolle von Lieferscheinen
• hohe Diskretion, Durchsetzungsvermögen und sehr gute kommunikative Fähigkeiten runden dein Profil ab