Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d)

• vielseitiges Fortbildungsangebot für alle Beschäftigten
• attraktive betriebliche Altersvorsorge für alle
• kostenfreies Premium Job-Ticket für Bus und Bahn
• kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld im Team
• flexible Arbeitszeiten für eine gute Work-Life-Balance

Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:

• intensive Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch bei unserem Auftraggeber
• 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
• Prämien sowie Urlaubs-Weihnachtsgeld und attraktive Branchenzuschläge
• kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster
• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

• du übernimmst die effiziente Koordination sowie die ganzheitliche Unterstützung in allen anfallenden täglichen administrativen und organisatorischen Prozessen innerhalb der Geschäftsstelle
• zudem bist du verantwortlich für die eigenständige Büroorganisation und die reibungslose Koordination aller täglichen Arbeitsabläufe in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen
• weiterhin betreust du die vorausschauende Planung von wichtigen Terminen und sicherst eine stets optimale Zeitplanung für die gesamte Verwaltungsleitung ab
• die professionelle Bearbeitung der Post sowie der Telefonservice und der freundliche Empfang von externen Besucher:innen gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben
• im Rahmen deiner Tätigkeit unterstützt du das Erstellen von E-Mails sowie Protokollen und übernimmst die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• des weiteren unterstützt du die umfassende Organisation des Steuerungskreises Infrastruktur inklusive der Protokollführung sowie dem dazugehörigen Controlling aller offenen Aufgaben
• abschließend verantwortest du die Organisation sowie Prüfung und Verwaltung der Barkasse und vertrittst den zuständigen Kassenverwalter bei dessen Abwesenheit

• du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d)
• zudem verfügst du über mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der Assistenz oder im Vorzimmer, idealerweise erworben in einer kommunalen Verwaltung
• deine sicheren Kenntnisse in den gängigen MS Office-Programmen sowie insbesondere dein routinierter Umgang mit Microsoft Outlook zeichnen dich aus
• du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau in Wort und Schrift sowie eine hervorragende kommunikative Ausdrucksweise
• weiterhin bringst du ein hohes Maß an selbstständiger Arbeitsweise und eine ausgeprägte Serviceorientierung im Umgang mit Besucher:innen mit
• abschließend bist du teamfähig und arbeitest stets absolut strukturiert sowie gewissenhaft unter Berücksichtigung von interkultureller Kompetenz im Alltag
• für die Ausübung dieser verantwortungsvollen Position bringst du neben deiner fachlichen Expertise auch eine gültige Arbeitserlaubnis sowie einen festen Wohnsitz in Deutschland mit