Verfahrensordnung

§ 1 Anwendungsbereich

(1) Dieses Beschwerdeverfahren ist zu nutzen für Beschwerden und Hinweise bei Verdacht oder Feststellung eines menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risikos im Sinne der Verhaltensregeln und -Lieferungsgrundlagen von persona service.
(2) Menschenrechtliche Risiken in diesem Sinne sind solche nach § 2 Abs. 2 iVm Abs. 1 LkSG. Umweltbezogene Risiken in diesem Sinne sind solche des § 2 Abs. 4 iVm Abs. 3 LkSG.
(3) Der Weg zum Beschwerdeverfahren ist in persönlicher Hinsicht jeder Person und in sachlicher Hinsicht bezüglich aller Verletzungen gegen eines in unserem Verhaltenskodex genannten Prinzipien eröffnet.

§ 2 Meldekanal

(1) Beschwerden und Hinweise können barrierefrei unter Nutzung der Beschwerdehotline oder postalisch persönlich/vertraulich eingereicht werden.
(2) Die Möglichkeit, das Verfahren anonym zu nutzen, bleibt unberührt.

§ 3 Zuständigkeiten

(1) Die Bearbeitung der Beschwerden und Hinweise erfolgt ausschließlich über gesondert geschulte Arbeitnehmer:innen, auf Verlangen unter Wahrung der Anonymität des Hinweisgebers.
(2) Zugang zur Hotline haben nur solche Personen, die zuvor über die Besonderheiten des Beschwerdeverfahrens im Vorfeld eingewiesen und geschult wurden. Hierfür stehen neben den unternehmenseigenen Vertrauenspersonen, dem Sekretariat der Geschäftsleitung auch die Syndikusrechtsanwälte der Rechtsabteilung zur Verfügung.

§ 4 Ablauf und Überwachung des Verfahrens/Vertraulichkeit/Transparenzgebot

(1) Nach Eingang einer Beschwerde wird die hinweisgebende Person über das weitere Verfahren und den Ablauf informiert und gefragt, ob zur Information über den Fortgang der Beschwerde Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Anschrift gespeichert werden dürfen. Hierüber erhält der Hinweisgeber eine Bestätigung des Eingangs binnen 3 Arbeitstagen.
(2) Es erfolgt mit Hilfe der hinweisgebenden Person eine Klärung des konkreten Sachverhalts innerhalb von 10 Werktagen.
(3) Bei berechtigter Beschwerde und festgestelltem Verstoß erfolgt ein Vorschlag zur Abhilfe, der unter Wahrung der Anonymität der hinweisenden Person mit der Geschäftsführung abgestimmt wird.
(4) Die Umsetzung und Nachverfolgung der vorgeschlagenen Abhilfemaßnahmen erfolgt unter Aufsicht der Rechtsabteilung.
(5) Die hinweisende Person wird über das Verfahren hinweg transparent und nachvollziehbar über den Verlauf des Verfahrens sowie über die erzielten Fortschritte informiert.
(6) Es finden regelmäßige Wirksamkeitsüberprüfungen statt, mit einem Turnus von < 1 Jahr. Auf Grundlage dieser Überprüfung erfolgen Anpassungen am Verfahren oder den erfolgten Abhilfemaßnahmen. Eine Wirksamkeitsprüfung kann bei Bedarf auch auf Anlass hin erfolgen.
(7) Informationen zu über das Verfahren eingegangenen Beschwerden und deren Lösung werden jährlich im Geschäftsbericht dokumentiert und öffentlich bereitgestellt.

Stand Januar 2023